SC Pehart Tec GRUP SRL, producator de hartie tissue si confectii din hartie tissue si-a stabilit politica de achizitii ca parte integranta in obiectivul general pe care il are societatea, de a satisface cerintele clientilor, de a gestiona procesele de productie in conditii de eficienta si de a respecta cerintele impuse de sistemul integrat de management.
Suntem constienti de faptul ca pentru a putea sa imbunatatim intr-un mod continuu calitatea produselor noastre si a standardelor de lucru, trebuie sa ne bazam pe furnizorii selectati pentru procesul nostru de productie. Pehart Grup crede ca lucrand impreuna cu furnizorii nostri pentru o afacere durabila va crea un rezultat pozitiv pentru ambele parti.
Politica de achizitii a Pehart Tec Grup S.A. este corelata cu standardele de calitate (SR EN ISO 9001), siguranta produsului (IFS HPC), mediu (SR EN ISO 14001) si SSM (SR ISO 45001), dar in acelasi timp ea contine cerinte specifice bazate pe Codul de Conduita al angajatilor societatii.
Prin aceasta se asigura conditiile generale privind
- a) calitatea produselor si serviciilor achizitionate
- b) siguranta produsului / gestiunea substantelor chimice
- c) protejarea mediului inconjurator
- d) responsabilitatea sociala
- e) codul de conduita al angajatilor departamentului de achizitii.
- f) codul de conduita al furnizorilor nostri.
Noi vom fi in permanenta implicati intr-un proces continuu de imbunatatire a performantelor generale a activitatilor de achizitii si aprovizionare. Prin urmare, in sistemul nostru de selectie si evaluare a furnizorilor, gradul si capacitatea acestora de inovare, de imbunatatire a procesului si implicarea lor va avea o importanta uriasa.
Ne angajam sa gestionam riscurile impacturile negative asupra mediului in lantul nostru de aprovizionare si sa selectam furnizorii care implementeaza cele mai bune practici de mediu.
Data: 23.05.2025
Director General Executiv,
STANCIU GABRIEL
Aceasta politica de achizitii se aplică la toti furnizorii de materiale si servicii ai SC Pehart Tec GRUP SRL. Acest document cuprinde cerințele de calitate și dezvoltare durabilă cerute furnizorilor sai de catre Pehart Tec GRUP SRL si se referă la standardele internaționale și definește cerințele specifice de business ale firmei noastre.
În acest document, termenul „material” include materiale, materiale de ambalare, substanțele și preparatele chimice, serviciile precum și marfa. Marfa poate fi produse de igiena de-a gata, cosmetice produse, detergenți, produse biocide, dozatoare, precum și articole de promovare și altele.
În cazul în care producția unui furnizor are loc pe site-uri separate, sau dacă o parte din procesul de producție al acestuia este subcontractat, cerințele din acest standard continuă să se aplice în totalitate și să includă toți subcontractanții.
a) Calitatea
Aderarea firmei noastre la principiile ce stau la baza standardului ISO 9001 au ca scop obtinerea unei eficiente maxime si o calitate ridicata a produselor noastre. Totodata, ca urmare a implementarii acestor standarde, intregul proces al societatii noastre a devenit unul orientat catre client.
Prin urmare societatea noastra si-a asumat urmatoarele principii:
− procesul de productie trebuie sa fie foarte sigur si capabil sa ajute la atingerea obiectivelor generale
− capacitatile de proces trebuie sa atinga specificatiile cerute si acestea sa poata fi imbunatatite continuu
− actiunile preventive pentru evitarea defectelor sunt preferabile actiunilor de control calitativ si corectare a neconformitatilor
− orice defect detectat trebuie sa conduca la o actiune corectiva si preventiva
Ca urmare a celor de mai sus, furnizorii Pehart Tec GRUP SRL trebuie sa se asigure ca:
• produsele aprovizionate (materii prime, materiale auxiliare, echipamente, servicii, etc.) sunt conforme cu cerintele de aprovizionare si sunt corelate cu specificatiile tehnice curente si contractuale ale acestora;
• fiecare livrare de materiale asa cum au fost denumite ele anterior, trebuie sa fie insotite de documentele de transport, documentele de testare si certificare a calitatii acestora precum si orice alte documente cerute conform legilor si reglementarilor in vigoare;
• sa aiba un sistem propriu care sa permita trasabilitatea materialelor/componentelor utilizate la producerea materialelor livrate;
• vor permite vizitele efectuate din partea Pehart Tec GRUP SRL sau din partea altor organisme desemnate de catre Pehart Tec GRUP SRL necesare evaluarii gradului de satisfacere a cerintelor legate de calitatea si siguranta produselor livrate si proceselor tehnologice necesare fabricarii acestora;
• interactiunea dintre furnizor si Pehart Tec GRUP SRL va fi documentata, orice introducere de nou produs in procesul de fabricatie al societatii noastre facandu-se doar in baza procedurii de sistem PS 34 Aprovizionare, utilizand toate formularele specificate de aceasta;
• toate rapoartele comerciale vor face obiectul unui contract;
• toate materialele trebuie să fie definite pintr-o specificație tehnica convenită sau foaie de date tehnice, și cu un cod unic de identificare, atat în timpul aprovizionarii constante cat si in fazele de dezvoltare. Furnizorii nu pot face modificari ale materiilor prime/componentelor utlizate sau ale modalitatilor de ambalare cu exceptia cazului in care acestea au fost comunicate catre Pehart Tec GRUP SRL si acceptate;
• toate materialele livrate vor respecta cerintele impuse de standardele nationale si internationale privind siguranta produsului, protectia mediului si a SSM
• anterior demararii colaborarii comerciale, activitatea furnizorului si produsele achizitionate pot face obiectul unui audit de risc privind siguranta produsului, asa cum este ele definit prin standardul IFS-HPC
Totodata, pentru a se asigura ca cerintele de mai sus sunt respectate, Pehart Tec GRUP SRL va actiona utilizand oricare dintre masurile de mai jos:
• amploarea controlului aplicat furnizorilor de materii prime, materiale, servicii etc. se face in functie de produsele finale obtinute;
• evaluarea si selectarea furnizorilor are la baza criteriile de evaluare specifice organizatiei;
• furnizorii potentiali vor fi analizati conform procedurii de calificare a acestora precum si evaluarii riscului;
• anual, colaborarea dintre furnizori si Pehart Tec GRUP SRL va fi evaluata din punct de vedere a indicatorilor de performanta privind colaborarea, cat si din punct de vedere al responsabilitatii sociale, a impactului asupra mediului si a securitatii produselor furnizate; aceasta evaluare va stabili lista furnizorilor agreati de catre compania noastra;
• exista inregistrari ale rezultatelor evaluarilor si reevaluarilor materiilor prime, materialelor, echipamentelor care se vor achizitiona;
• se pastreaza rezultatele validarii produselor noi.
b) Siguranta produsului
Datorita orientarii catre clientul final, Pehart Tec GRUP SRL a stabilit proceduri prin care doreste sa realizeze siguranta produsului finit din punct de vedere al consumatorului, aplicand si obtinand totodata certificarile SR ISO 45001 si IFS HPC. Pornind de la acest lucru, toate materialele aprovizionate trebuie sa fie insotite de catre documente care vor demonstra siguranta produselor si a modului de utilizare si manipulare al acestora.
Furnizorii vor transmite cu fiecare livrare in parte, urmatoarele documente:
• fisa tehnica a produsului
• fisa de securitate a produsului cu specificatiile cerute de catre diferitele reglementari si legi in vigoare (de ex. REACH Regulation EC 1907/2006 , cerinte speciale de manipulare/depozitare etc.)
• informatii despre testele toxicologice deja efectuate
• informatii despre testele specificii industriei alimentare si cosmetice deja efectuate
• informatii despre diferitele teste de siguranta a produsului deja efectuate (rezistenta la foc etc)
• informatii clare despre prezenta substantelor chimice
Prevenirea contaminarii si controlul gradului de igiena: – producerea de materiale pentru Pehart Tec GRUP SRL va avea loc in conditii bine controlate. Aceste conditii vor include si actiuni de prevenire a contaminarii si de control al nivelului de igiena atat in cadrul procesului de productie cat si in timpul manipularii si transportului
Toate substantele chimice livrate trebuie să respecte legislația aplicabilă acestor tipuri de materiale. Furnizorii pot fi nevoiti pentru a urma legislația valabila pentru alte tari si nu doar a Romaniei sau a UE în cazul în care produsul finit este livrat cu destinatie acele state.
Toti furnizorii trebuie sa transmita la cerere informatii care sa ateste faptul ca activitatea lor este efectuata cu respectarea normelor privind siguranta si sanatatea muncii precum si faptul ca activitatea lor se desfasoara respectand legislatia muncii in vigoare si a celorlalte reglementari privind responsabilitatea sociala.
Pentru evitarea contaminarilor care pot aparea in timpul efectuarii transportului materiilor prime, a materialelor si a produsului finit, furnizorii de servicii de transport ai SC PEHART TEC GRUP SRL sau furnizorii de materii prime si materiale care aigura si transportul acestora vor trebui sa se asigure ca sunt indeplinite urmatoarele cerinte:
1. Autovehiculele destinate transporturilor de marfuri nu trebuie sa contina mirosuri neplacute, sa nu prezinte praf in interiorul mijlocului de transport, umiditate, daunatori, mucegai sau orice alti factori care pot contamina produsele transportate.
2. In situatia in care bunurile trebuie transportate sau incarcate in anumite conditii specifice (temperatura, dimensiune etc.. ), conditii bine definite in comanda de transport, autovehiculul destinat transportului trebuie sa poata oferi conditiile cerute.
3. Transportatorul este obligat sa intocmeasca un program de intretinere si reparatie documentat astfel incat actiunile de reparare sau intretinere efectuate sa nu afecteze sau contamineze produsele transportate. Se vor pastra inregistrarile lucrarilor de reparatii si intretinere si masurile corective luate.
4. Trasportatorul este obligat sa efectueze reparatii periodice astfel ca cerintele produsului sa nu fie afectate. Asemenea lucrari vor fi documentate si se va stabili un dead-line pe termen scurt pentru a elimina gresala.
5. Toate materialele folosite pentru intretinere si reparatii vor fi mentinute pentru scopul destinat (solventi, uleiuri etc.. )
6. Facturile de transport vor fi insotite obligatoriu de documentele justificative semnate si stampilate.
7. In situatia in care conditiile mentionate la punctele 1-6 nu sunt respectate ne rezervam dreptul de a refuza incarcarea sau plata facturii de transport.
8. Pe tot parcursul transportului, transportatorul este direct raspunzator de produsele transportate si orice contaminare sau distrugere a lor este suportata exclusiv de catre transportator.
c) Protejarea mediului inconjurator
Pehart Tec GRUP SRL acorda o atentie deosebita aspectelor de protectie a mediului inconjurator si ca urmare a implementat si obtinut certificarea SR EN ISO 14001. Furnizorii la randul lor trebuie sa demonstreze faptul ca adera la principiile care stau la baza acestei certificari si ca ne vor acorda tot suportul in indeplinirea obiectivelor asumate. Prin urmare, furnizorii nostri vor trebui sa poata demonstra in orice moment ca respecta reglementarile in vigoare din domeniul protejarii mediului inconjurator.
Deoarece cea mai mare incidenta in materiile prime utlizate de catre Pehart Tec Grup SRL o are celuloza, acesteia noi ii acordam o atentie marita din punct de vedere al protectiei mediului inconjurator. Astfel, furnizorii de celuloza trebuie sa utilizeze lemn doar din surse cunoscute.
Celuloza provenita din lemn avand urmatoarele surse nu este acceptata:
• lemn taiat ilegal
• lemn din zonele in care taierile contravin drepturilor omului sau drepturilor populatiilor bastinase
• lemn provenit din padurile protejate
• lemn provenit din parcurile protejate sau arealele aflate sub orcotirea legii
Furnizorii de celuloză trebuie să dispună de sisteme fiabile și proceduri documentate care să permită un control adecvat al lanțului de aprovizionare și trasabilitatea originii materiilor prime lemnoase.
Acest lucru ar trebui să fie în cele din urmă verificate de catre un organism independent de certificare.
Pehart Tec Grup SRL s-a angajat sa utilizeze in procesul propriu de productie doar celuloza certificata FSC si cere prin urmare furnizorilor sai sa puna la dispozitia sa, pentru fiecare livrare, o declaratie care sa ateste acest lucru.
In vederea atingerii tintelor de mai sus, compania si-a stabilit ca si obiectiv atingerea unui Nivel global de achizitii sustenabile. Obiectivul este de a intrui toti angajatii sau noii membrii ai echipei de achizitii cu privire la problemele de mediu din lantul de aprovizionare pana la sfarsitul anului 2025 (an de referinta 2023).
d) Responsabilitatea sociala
Achizitiile sustenabile reprezinta un proces prin care o organizatie integreaza criterii de mediu, sociale si economice in procesul de achizitie, cu scopul de a minimiza impactul negativ asupra societatii si mediului si de a maximiza beneficiile pe termen lung. Acest proces ajuta la promovarea responsabilitatii corporative si contribuie la dezvoltarea durabila.
Lanțul de aprovizionare poate avea riscuri sociale semnificative care afecteaza atat angajatii furnizorilor, cat si comunitatile locale. Intelegerea acestor probleme este esentiala pentru gestionarea responsabila a achizitiilor.
Pornind de la premisele de mai sus, un furnizor este asteptat sa conduca relatiile de afaceri cu Pehart Tec GRUP SRL intr-o maniera transparenta si etica, si nu trebuie sa propuna sau sa participe la nici o actiune ilegala, act de coruptie sau practici improprii de afaceri. Furnizorul este obligat de a informa imediat conducerea Pehart Tec GRUP SRL daca are cunostiinta despre orice activitate de aceasta natura.
Totodata, furnizorilor Pehart Tec GRUP SRL le este interzis sa utilizeze munca copiilor sau sa utlizeze utlizarea fortei si obligarea altor persoane de a lucra in folosul sau prin actiuni punitive corporale sau orice alta forma de abuz.
In acelasi timp Pehart Tec GRUP SRL cere furnizorilor sai sa pastreze confidentialitatea informatiilor rezultate din desfasurarea activitiilor comerciale dintre societatile noastre.